Τρεις διασυνδέσεις συστημάτων που αποσβένονται μέσα σε έξι μήνες

Ρωτήστε έναν επιχειρηματία ποιο είναι το πιο ακριβό του λογισμικό και θα σας πει μια συνδρομή. Όμως στις περισσότερες επιχειρήσεις το πιο ακριβό λογισμικό δεν είναι κάποιο εργαλείο που πληρώνετε — είναι το κενό ανάμεσα σε δύο εργαλεία που ήδη πληρώνετε. Κάθε φορά που κάποιος κατεβάζει ένα αρχείο από ένα σύστημα και το πληκτρολογεί σε ένα άλλο, αυτό το κενό σας χρεώνει. Απλώς σας το χρεώνει σε εργατοώρες αντί για ευρώ, γι' αυτό και δεν εμφανίζεται ποτέ όταν κοιτάτε τα κόστη σας. Αυτό το άρθρο αφορά τρία τέτοια κενά που βλέπουμε πιο συχνά σε ελληνικές ΜμΕ, και πώς θα καταλάβετε αν το κλείσιμο ενός από αυτά θα αποσβεστεί μέσα σε έξι μήνες.

Πληρώνετε ήδη για τη διασύνδεση — σε μισθό

Μια διασύνδεση δεν είναι παρά λογισμικό που μεταφέρει δεδομένα ανάμεσα σε δύο συστήματα, ώστε να μην χρειάζεται να το κάνει ένας άνθρωπος. Όταν λείπει, η δουλειά δεν εξαφανίζεται — κάποιος τη κάνει με το χέρι. Άρα η πραγματική σύγκριση δεν είναι ποτέ «πληρώνω για μια διασύνδεση ή δεν πληρώνω τίποτα». Είναι «πληρώνω μία φορά, ή πληρώνω έναν μισθό για να γίνεται χειροκίνητα για πάντα». Με αυτή τη ματιά, τα μαθηματικά της απόσβεσης γίνονται απλά: πάρτε τις ώρες την εβδομάδα που ξοδεύει κάποιος μεταφέροντας δεδομένα με το χέρι, πολλαπλασιάστε με το πραγματικό ωριαίο κόστος του και επί 50 εβδομάδες, και έχετε το ετήσιο κόστος του να μην κάνετε τη διασύνδεση. Τα περισσότερα από τα παρακάτω παραδείγματα κοστίζουν λιγότερο από έναν χρόνο αυτού του ποσού.

1. Το e-shop σας και το απόθεμά σας

Το κλασικό. Οι παραγγελίες έρχονται από το e-shop· το απόθεμα ζει σε ένα ERP ή σε ένα spreadsheet της αποθήκης· και κάποιος γεφυρώνει τα δύο με το χέρι κάθε πρωί — ξαναπερνά παραγγελίες, ενημερώνει ποσότητες, ελέγχει ότι δεν εξαντλήθηκε κάτι. Λειτουργεί μέχρι να μη λειτουργήσει: τη μέρα που δύο πελάτες αγοράζουν το τελευταίο κομμάτι επειδή το site δεν ήξερε ότι είχε φύγει, ή το πρωί που λείπει με άδεια αυτός που κάνει τον συγχρονισμό. Συνδέοντας το κατάστημα με το σύστημα αποθέματος, οι παραγγελίες δεσμεύουν το απόθεμα τη στιγμή που καταχωρούνται και το site δείχνει πραγματική διαθεσιμότητα. Αν αυτή η χειροκίνητη γέφυρα τρώει μία ή δύο ώρες τη μέρα, αυτή η διασύνδεση συνήθως αποσβένεται άνετα μέσα σε έξι μήνες — και η υπερπώληση που αποτρέπει αξίζει συχνά περισσότερο από την ίδια την εργασία.

2. Η τιμολόγησή σας και οι πωλητές σας

Στις περισσότερες ΜμΕ, αυτοί που πουλάνε και αυτοί που τιμολογούν δουλεύουν σε διαφορετικά συστήματα που δεν μιλάνε μεταξύ τους. Οι πωλήσεις ζουν σε ένα CRM, ένα spreadsheet ή το inbox κάποιου· η τιμολόγηση και η κατάσταση πληρωμών ζουν στο λογιστικό πρόγραμμα. Έτσι, όταν ένας πωλητής θέλει να ξέρει αν ένας πελάτης έχει όντως πληρώσει πριν στείλει την επόμενη παραγγελία — ή αν εκείνος ο μεγάλος πελάτης έχει καθυστέρηση 60 ημερών — πάει και ρωτάει, ή στέλνει email και περιμένει. Συνδέοντας την τιμολόγηση με την πλευρά των πωλήσεων, η κατάσταση πληρωμών επιστρέφει αυτόματα: αυτός που διαχειρίζεται τη σχέση βλέπει, χωρίς να ρωτήσει κανέναν, τι έχει τιμολογηθεί και τι εκκρεμεί. Εδώ η απόσβεση αφορά λιγότερο τις ώρες που γλιτώνετε και περισσότερο τις αποφάσεις που παίρνονται πιο γρήγορα και τον πιστωτικό κίνδυνο που εντοπίζεται νωρίτερα.

3. Το κρίσιμο spreadsheet και το σύστημα που τροφοδοτεί

Σχεδόν κάθε επιχείρηση έχει ένα — το spreadsheet που αθόρυβα έγινε κρίσιμο (γράψαμε ολόκληρο άρθρο γι' αυτό). Συχνά δεν είναι το ίδιο το spreadsheet το πρόβλημα, αλλά το ότι οι αριθμοί του πρέπει να αντιγραφούν κάπου αλλού: στη μηνιαία αναφορά, στο λογιστικό σύστημα, στο dashboard που κοιτάζει ο ιδιοκτήτης. Αυτό το βήμα της αντιγραφής είναι εκεί που τρυπώνουν τα λάθη και χάνεται χρόνος. Δεν χρειάζεται πάντα να αντικαταστήσετε το spreadsheet — μερικές φορές η κίνηση με τη μεγαλύτερη απόδοση είναι απλώς να το συνδέσετε με ό,τι τροφοδοτεί, ώστε οι αριθμοί να ρέουν μία φορά και να παραμένουν συνεπείς. Είναι η φθηνότερη από τις τρεις για να φτιαχτεί και συχνά η πιο γρήγορη στην απόσβεση, γιατί αυτοματοποιείτε ένα βήμα που ήδη συμβαίνει σε τακτό πρόγραμμα.

Πώς θα καταλάβετε αν μια διασύνδεση θα αποσβεστεί πραγματικά

• Μετρήστε τις ώρες. Πόσες ώρες την εβδομάδα ξοδεύει κάποιος μεταφέροντας δεδομένα ανάμεσα σε αυτά τα δύο συστήματα με το χέρι; Πολλαπλασιάστε με το πραγματικό ωριαίο κόστος του και επί 50. Αυτό είναι το ετήσιο κόστος του κενού.
• Μετρήστε τα λάθη. Πόσο κοστίζει ένα λάθος — μια υπερπώληση, ένα λάθος τιμολόγιο, μια αποστολή σε λάθος διεύθυνση; Προσθέστε και το κατά προσέγγιση ετήσιο κόστος τους. Συχνά είναι μεγαλύτερο από την εργασία.
• Ελέγξτε το πρόγραμμα. Αν η χειροκίνητη δουλειά γίνεται σε προβλέψιμο ρυθμό — κάθε πρωί, κάθε τέλος μήνα — είναι ισχυρή υποψήφια για διασύνδεση. Η προβλέψιμη, επαναλαμβανόμενη μεταφορά δεδομένων είναι ακριβώς αυτό που κάνει καλύτερα το λογισμικό.
• Ελέγξτε την τάση του όγκου. Αν η χειροκίνητη δουλειά μεγαλώνει καθώς μεγαλώνει η επιχείρηση, η διασύνδεση δεν αποσβένεται μόνο μία φορά — συνεχίζει να αποδίδει, γιατί αφαιρεί ένα κόστος που αλλιώς θα κλιμακωνόταν μαζί σας.
• Να είστε ειλικρινείς για τη σταθερότητα. Αν τα δύο συστήματα ή η διαδικασία πρόκειται ούτως ή άλλως να αλλάξουν, περιμένετε. Οι διασυνδέσεις αποδίδουν με τον χρόνο· μην χτίζετε μία πάνω σε μια ροή που πρόκειται να αντικαταστήσετε.

Τίποτα από αυτά δεν απαιτεί να ξηλώσετε τα συστήματά σας ή να δεσμευτείτε σε μια μεγάλη πλατφόρμα. Τα καλύτερα έργα διασύνδεσης είναι μικρά και χειρουργικά: ένα κενό, κλεισμένο σωστά, που αφαιρεί μια επαναλαμβανόμενη χειροκίνητη δουλειά και τα λάθη που τη συνοδεύουν. Αν μπορείτε ήδη να φανταστείτε το άτομο στην ομάδα σας που ξοδεύει ένα κομμάτι κάθε μέρας μεταφέροντας δεδομένα ανάμεσα σε δύο οθόνες, εκεί συνήθως κρύβεται η απόσβεση των έξι μηνών. Μια κουβέντα 30 λεπτών αρκεί για να τρέξουμε μαζί τους αριθμούς και να σας πούμε ειλικρινά αν αξίζει να χτιστεί ήδη — ή αν είστε μια χαρά ως έχετε προς το παρόν.